Impact van digitalisering: deel 2

In deze 3-delige reeks zoomen we in op de impact van digitalisering op de operator, de organisatie en de volledige keten. Vandaag in dit tweede deel: de impact van digitalisering op de organisatie.​

Het organisatiecanvas

Dit organisatiecanvas laat je toe om een organisatie op een integrale manier in kaart te brengen. Het canvas omvat 8 bouwstenen. De oranje bouwstenen belichten de culturele dimensie in een organisatie en hebben betrekking op de mensen. De grijze bouwstenen daarentegen staan voor de structurele dimensie, en gaan over het werk en hoe dit werk wordt georganiseerd. Digitale technologie beschouwen we in dit model als een ‘Systeem’. Dit plaatje geeft aan dat digitalisering niet los kan gezien worden van de betrokken medewerkers, hun competenties en jobinhoud, van de onderlinge samenwerking tussen teamleden en afdelingen, van de rol van (direct) leidinggevenden, van de visie van het bedrijf op vlak van mens en digitalisering, ...

Meer informatie over het organisatiecanvas
 

In het vorige artikel beschreef ik welke impact digitalisering kan hebben op het individu. De invoering van een nieuwe technologie kan er echter ook voor zorgen dat de samenwerking tussen medewerkers, binnen een team of tussen teams, verandert. 
In de wereld van moderne bedrijfsvoering staat teamwork centraal als een cruciale factor voor succes. Het vormen van effectieve teams is echter niet eenvoudig. Dit begint al met het goed ontwerpen van die teams en het definiëren van hun teamopdrachten. Nieuwe technologieën zorgen er bovendien voor dat de aard en uitvoering van het werk kan veranderen, wat de noodzaak tot het herzien van teams nog urgenter maakt. In dit artikel zullen we de belangrijkste elementen bespreken die bijdragen tot het succesvol organiseren van teams binnen een digitale omgeving.
 

De juiste afbakening en verfijning van teamopdrachten

Een van de fundamentele uitdagingen bij het vormen van teams is het bepalen van de juiste afbakening van de opdracht(en) van die teams. Het is essentieel om de activiteiten en de mensen die deze activiteiten uitvoeren op een goede manier te groeperen. Het uiteindelijke doel is om binnen de teams een hoge intensiteit van interactie te bevorderen, terwijl de interactie tussen teams juist lager moet zijn. Dit minimaliseert de afhankelijkheid tussen teams op het gebied van kennis, informatie en planning, wat efficiëntie en flexibiliteit bevordert.

Teamopdrachten verdelen en organiseren

Bij de vorming of herziening van de werking en ontwikkeling van een team ten gevolge van een digitaliseringsactie zijn er zowel externe als interne factoren die een rol spelen. Externe factoren, buiten de controle van het team, omvatten de werking van de organisatie en de systemen. Intern zijn er verschillende elementen die bijdragen aan een succesvolle teamwerking:

• Duidelijk doel: Elk team moet een duidelijk doel hebben dat in lijn is met de strategie van de organisatie. Dit vereist een goed gedefinieerde visie en de mogelijkheid om feedback te geven over prestaties die bijdragen aan het gemeenschappelijke doel.
• Werkrelaties: De interactie tussen teamleden en de cultuur van samenwerking zijn cruciaal. Dit omvat werkoverleg, onderlinge coördinatie en feedback. Leiderschap speelt hierbij een belangrijke rol in het stimuleren van een efficiënte samenwerking.
• Persoonlijke relaties: Psychologische veiligheid, steun en vriendschap zijn belangrijk voor de individuele bijdrage van teamleden. Als iemand zich niet comfortabel voelt in een team kan waardevolle input verloren gaan.
• Besluitvaardigheid (kwaliteit van beslissingen): Duidelijke bevoegdheden en besluitvormingsprocessen binnen het team zijn essentieel. Dit kan worden vastgelegd via teamrollen, zodat ieder teamlid weet wie verantwoordelijk is voor welke beslissingen.

Resultaatgerichtheid en de besluitvaardigheid (kwaliteit van beslissingen) gaan over verwachtingen over het werk zelf, terwijl de werkrelaties en persoonlijke relaties gerelateerd zijn aan de verwachtingen over collega's.

Vaak komt het voor dat een groep mensen die samenwerken niet echt als een hecht team functioneert, maar eerder als een verzameling individuen. Om een effectief team te vormen, is het cruciaal dat deze individuen een gemeenschappelijk doel delen en elkaar nodig hebben om dit doel te bereiken.

Binnen een goed functionerend team bestaat er een set van taken met een duidelijke verbintenis tot het bereiken van resultaten. Deze taken zijn mogelijk niet expliciet opgenomen in de functiebeschrijving, maar ze zijn essentieel voor een soepele teamwerking. Elke rol in het team draagt bij aan de te behalen resultaten en voegt waarde toe. Vaak zijn rollen verbonden aan specifieke taken, en het kan voorkomen dat meerdere rollen aan één persoon worden toegewezen, of dat meerdere teamleden dezelfde rol delen.

Op basis van het bovenstaande TeamWorks-model kunnen vier soorten rollen worden onderscheiden:

• Expertrol: volgt een specifiek domein op, is aanspreekpunt, zorgt dat er beslissingen worden genomen (zelfstandig of met/door het team), leidt collega’s op;
• Resultaatgerichte rol: motiveert collega’s om het teamdoel voorop te stellen, helpt successen (h)erkennen en vieren, volgt teamprestaties op en koppelt deze terug naar het team, heeft een kritische, innoverende blik, zorgt dat er verbeteracties worden genomen;
• Organiserende of coördinerende rol: zorgt voor een samenwerkingsroutine, organiseert intern en extern werkoverleg, stimuleert kennisdeling, geeft inzicht in elkaars werk en expertise;
• Coachende rol: heeft oog voor het welzijn en de interpersoonlijke relaties in het team, zorgt voor verbinding in het team, integreert subgroepen, heeft aandacht voor speciale gebeurtenissen, neemt initiatieven om de teamgeest te bevorderen.

Het toewijzen van deze rollen zorgt ervoor dat regeltaken van de teamleider of vanuit ondersteunende afdelingen kunnen worden geïntegreerd in het team. Dit kan bijdragen aan taakverrijking, waarbij teamleden een breder inzicht krijgen in het werk, de werkdruk gelijkmatiger wordt verdeeld, de betrokkenheid toeneemt, en er een back-up is in geval van afwezigheid van de leidinggevende.

Om taken en rollen binnen het team efficiënt te verdelen, kunnen verschillende matrices worden gebruikt:

• Fleximatrix (wie doet wat?): Hiermee wordt duidelijk welke taken door welke teamleden worden uitgevoerd.
• Competentiematrix (wie kan wat?): Deze matrix identificeert de vaardigheden en competenties van teamleden, zodat de juiste persoon voor de juiste taak kan worden gekozen.
• Preferentiematrix (wie wil wat?): Deze matrix houdt rekening met de voorkeuren en interesses van teamleden bij het toewijzen van taken.
• Bevoegdheidsmatrix (wie beslist wat?): Hiermee wordt bepaald welke teamleden beslissingsbevoegdheid hebben over specifieke kwesties.

Door het gebruik van deze matrices kunnen teams taken en rollen effectiever verdelen en inzicht krijgen in welke expertise aanwezig is of ontbreekt, wat bijdraagt aan een efficiëntere en beter georganiseerde teamwerking.

 

Bedrijven aan het woord

In dit artikel werd er vanuit de inzichten van Workitects gefocust op de werking en ontwikkeling van teams in relatie tot een digitaliseringsactie. Echter zijn er nog een tal van aspecten, waarbij digitalisering een invloed kan hebben op de organisatie (zie ‘het organisatiecanvas).

Op 25 oktober van 10u tot 11u organiseren Flanders’ FOOD en haar partners het online slotevent: Samen digitaal. De organisatiedeskundigen schetsen een theoretisch kader, waarna bedrijven uit de textiel-, houtverwerkende en voedingsindustrie getuigen hoe zij de methodieken van Workitects in de praktijk hebben toegepast.

Ik heb interesse in het webinar

Dit artikel kwam tot stand in samenwerking met Lieven Eeckelaert van Workitects.