Bedrijfseconomische aspecten van de zorgkeuken​

De ene zorginstelling is de andere niet

In het algemeen werd een onderscheid gemaakt tussen zorginstellingen met een centrale versus decentrale keuken en deze met een warme lijn versus een ontkoppelde lijn. Beide systemen hebben hun voor- en nadelen. In onderstaand schema wordt weergegeven welke aspecten tijdens het interview aan bod kwamen:

Een belangrijke kanttekening om te maken is dat de bevraagde zorginstelling in zodanige mate van elkaar kunnen verschillen dat één op één vergelijking nagenoeg onmogelijk is. Zo kunnen de aantallen van maaltijdvoorziening en de doelgroep sterk verschillen. Sommige zorginstellingen staan bijvoorbeeld in voor de maaltijdvoorziening van verschillende andere instellingen, samen met levering aan huis of aan scholen, terwijl andere zorginstellingen zich beperken tot bijvoorbeeld één of meerdere ziekenhuizen. De aanwezigheid van een centrale dan wel decentrale keuken heeft ook te maken met strategische keuzes uit het verleden en is dus verbonden aan de historiek van de instelling. Ook de keuze warme versus ontkoppelde lijn dient vanuit dit perspectief bekeken te worden.

Uit de interviews blijkt dat nagenoeg elke instelling bezig is met het ontwikkelen van een toekomstvisie waarbij de vraag centraal versus decentraal en warme versus ontkoppelde lijn centraal staat. 

Als het gaat om een grootkeuken in een zorginstelling, dan wordt er vaak verwezen naar ‘een zorgkeuken’. Dit omdat een grote aandacht gaat naar de individuele noden van de patiënten. Zo bestaan er verschillende diëten in functie van bepaalde aandoeningen zoals kauw- en slikproblemen, oncologie etc. Dit zorgt ervoor dat een zorgkeuken een grote complexiteit kent.

Op basis van de interviews vallen enkele cijfermatige gegevens te destilleren. Zo ligt het aantal warme beleverde maaltijden tussen de 900 en de 2000 per dag. Dit is exclusief ontbijt en avondeten. Daarnaast is er een groot verschil tussen het aantal drop-offs en de te beleveren locaties. Zoals reeds vermeld kan dit gaan van multiple drop-offs naar diverse woonzorgcentra, scholen, thuisleveringen, dienstencentra tot één drop-off. Het aantal drop-offs bepaalt in grote mate de complexiteit van de logistieke operatie en heeft logischerwijs grote kost consequenties. Het aantal drop-offs blijkt veelal de in het verleden gemaakte keuze centrale versus decentrale keuken te bepalen. Verschillende instellingen bleken weinig zicht te hebben op de kostencomponent van de logistieke operatie. Een gedecentraliseerde keuken heeft bijv. ook zijn consequenties voor de leveranciers die ook op meerdere locaties moeten leveren.

Arbeidsmatig zijn er tussen de 40 en 70 voltijds equivalenten betrokken bij het keukengebeuren van een zorginstelling. Het betreft hier arbeidskrachten die zowel direct (vb. chef koks) als indirect (vb. de financiële afdeling) bij de werking van de zorgkeuken betrokken zijn. Algemeen wordt door de geïnterviewden verondersteld dat een centrale keuken en in het bijzonder deze met een ontkoppelde lijn efficiënter is. Dit komt voornamelijk doordat een ontkoppelde lijn minder weekend werk vereist en de planning van maaltijden vereenvoudigd wordt. 

Totale foodcost is meer dan voeding alleen

Een zeer belangrijk aspect bij de zorgkeuken betreft de totale foodcost. Het gaat om de kost van voeding aangevuld met kosten voor logistiek, arbeid, energie en afschrijvingen. Uit de interviews blijkt dat weinig instellingen een goed zicht hebben op de totale foodcost. De voornaamste reden hiervoor is dat de kennis betreffende de kosten bij diverse afdelingen zit, zoals aankoop, financiële dienst, HR etc.. Een betere samenwerking tussen de afdelingen kan zorgen voor een duidelijker zicht op de totale foodcost. De kost van aangekochte voeding blijkt goed gekend bij de instellingen, terwijl er minder zicht is op de overige kostenposten. Los van het feit of de totale foodcost bekend is, is er eensgezindheid dat deze de drie laatste jaren fors is toegenomen door inflatie, indexering van arbeid en stijging van energieprijzen. Louter de voedingskost per warme maaltijd ligt tussen de 3,25 en 4 euro. De schatting van de zorginstellingen is dat deze 1/3e van de totale foodcost betreft waarbij arbeid 50% van het resterende deel voor zich neemt. Vooral logistiek en energie zijn vaak nog te veel ongekende kostencomponenten. 

Maak keuzes op basis van het totale kostenplaatje

Om te kunnen beslissen tussen een centrale keuken versus decentrale keuken is een gedegen kennis van de totale foodcost in beide scenario’s vereist. Een vernoemd voordeel van een centrale keuken is dat de eindverantwoordelijkheid bij één persoon ligt. Indien deze persoon, meestal chef kok, ook een gedegen financiële kennis heeft en zelf kan instaan voor de aankoopbeslissingen, kan dit een meerwaarde vormen ten opzichte van de momenteel verspreide kennis over diverse afdelingen in de zorginstelling. 

Algemeen wordt aangenomen dat de kost van een warme versus ontkoppelde lijn energetisch gezien gelijkaardig is. Koeling is op zich duurder dan warmhouden, maar inefficiënties bij de warme lijn, waarbij bv. de bain marie of oven de ganse dag aanstaat, neutraliseren de verschillen. Op gebied van planning en flexibiliteit wordt de ontkoppelde lijn sowieso als meer voordelig beschouwd. 

Een laatste belangrijk aspect is de aankoop van voeding. Bij aanbestedingen is prijs vaak een veel bepalende factor, terwijl kwaliteit ook steeds meer aan belang inwint. Het is ook de intentie van nagenoeg elke zorginstelling om meer lokaal te gaan aankopen. Dit niet enkel vanwege de footprint maar ook omwille van marketingdoeleinden. Hoe dit echter in de aanbestedingsrestricties kan meegenomen worden is nog onduidelijk. 

Eén van de voornaamste conclusies van de bevragingen is dat de keuze ontkoppelde versus warme lijn en centraal versus decentrale keuken gebaseerd zouden moeten zijn op een goede kennis van de totale foodcost. Hier dient er binnen de zorginstelling aandacht besteed te worden aan samenwerking met de verschillende afdelingen zodat een inschatting van de totale foodcost vlotter kan verlopen. Niet enkel kwantitatieve elementen maar ook kwalitatieve zoals aantal drop-offs en de wens van flexibiliteit dient in rekening gebracht te worden.